文档管理系统哪个好？15大工具2025年权威测评

本文将深入对比15款热门的电子文档管理系统：1.亿方云； 2.Worktile； 3.HelpLook； 4.竹间智能； 5.坚果云； 6.Helpjuice； 7.蓝凌知识库； 8.Zoho Docs等。

在数字化办公日益普及的今天，企业如何高效、安全地管理海量电子文件，已成为运营中的关键课题。电子文档管理系统（EDMS）正是解决这一痛点的重要工具，帮助企业实现文档的集中存储、权限控制、快速检索和合规管理。本篇文章将为您精选并测评 15款主流电子文档管理系统，从功能特点、适用场景到性价比表现，为企业在选型过程中提供权威、实用的参考指南。

一、热门的电子文档管理系统有哪些

1.亿方云

亿方云是网盘类的知识文档管理系统，曾一度登上国企业云盘第一梯队榜首，企业用户数量达65万+，如：吉利集团、浙江大学、碧桂园、长安汽车、金圆集团等数万人规模的超大型客户，具有极强大产品能力和稳定性。

亿方云主要功能包括：大容量的文件存储与同步、支持Office/WPS等各种形态的文档在线编辑、安全文件共享、企业数据保护、AI文档助手、多设备访问、精细化权限管控等。非常适合需要处理大量文件和高效协作的企业环境。

除了企业网盘核心能力，还提供了各种效率办公工具，比如PDF转换、音频转文字等等。

在安全方面，亿方云通过了ISO 20000, 27001，公安部三级等保、CSA权威认证，实现本地碎片化存储、三重备份与容灾，且针对不同企业用户提供不同的私有化部署方案，包括私有云、混合云、跨云等。

从技术层面来讲，亿方云采用了行业级别的二次AES CTR 256算法流式分块加密，在文件上传过程中就能给文件加密，落入服务器后二次存储加密，保障文件安全。产品层面有完善的日志监控系统和网银级数据安全保障系统，企业员工的所有操作都可以在第一时间就记录下来，企业负责人可以全盘掌握网盘内的数据和操作轨迹。还有多重权限设置功能，数据安全方面做得还是很完善的。【官方地址：https://bit.ly/41QIe7b】

2.Worktile

Worktile是一款非常适合项目文档管理的系统，提供灵活的项目文档管理和不限速的企业网盘功能，适合中小型企业和跨部门团队。

它支持任务管理、时间跟踪、文件共享和企业网盘（不限速），通过统一的知识库平台，将分散的知识进行集中管理和分类，建立结构化的知识目录。这种分类管理不仅方便知识的检索和访问，还能帮助团队成员快速找到所需的信息，提高工作效率。

此外，Worktile提供强大的任务管理功能，支持任务的创建、分配、跟踪和完成，并提供时间跟踪功能，帮助团队成员记录工作时间和项目进展。跨部门团队可以通过共享文件夹和协作空间进行有效的文件共享和协作，确保信息的流畅传递和有效沟通。整体而言，Worktile在提升团队协作效率和项目管理方面表现出色，是企业管理和利用团队知识的理想工具。【官方地址：https://sc.pingcode.com/bnkot】

3.HelpLook

HelpLook 是一款专注于构建企业知识库和帮助中心的电子文档管理系统，旨在帮助企业快速搭建集成 AI 功能的知识管理平台。该系统支持零代码搭建，适用于创建产品文档、FAQ、SOP、企业博客等内容，满足多种业务场景的需求。

HelpLook 提供在线文档编辑、存储和展示功能，支持富文本和 Markdown 格式，便于用户灵活创建和管理内容。系统集成了 AI 智能搜索和问答机器人，能够快速响应用户查询，提升信息获取效率。此外，HelpLook 支持多语言和多设备访问，适合全球化运营。

HelpLook 的优势在于其集成的 AI 功能和灵活的定制能力。AI 驱动的搜索和问答系统能够提高客户自助服务体验，减轻客服压力。系统支持自定义品牌形象和域名，增强企业的专业形象。同时，HelpLook 提供多种数据分析工具，帮助企业优化内容策略

4.竹间智能

竹间智能是一家专注于自然语言处理（NLP）和情感计算的人工智能企业，致力于为各行业提供智能化的知识管理解决方案。其核心产品 Gemini KM 智能知识库，旨在帮助企业高效管理海量非结构化数据，提升知识的沉淀、共享和应用效率。

Gemini KM 智能知识库具备自动化知识采集、智能语义检索、知识图谱构建、权限管理、智能审核等功能。系统能够将非结构化内容自动转化为结构化知识，支持自然语言查询，提供精准的知识检索服务。此外，平台还支持知识的版本控制和更新管理，确保企业知识库的时效性和准确性。

竹间智能的Gemini KM智能知识库在知识管理领域具有显著优势。首先，系统采用先进的NLP技术，实现对非结构化数据的高效处理和智能化管理。其次，平台提供灵活的权限控制和安全保障措施，确保企业知识的安全性。此外，Gemini KM支持与企业现有系统的无缝集成，提升了系统的适应性和可扩展性

5.坚果云

坚果云是一款由上海亦存网络科技有限公司开发的专业云存储与文件同步平台，致力于为个人和企业用户提供高效、安全的文件管理解决方案。自2012年上线以来，坚果云以其稳定的性能和丰富的功能，赢得了广大用户的信赖。该平台支持多平台操作系统，包括Windows、macOS、Linux、iOS和Android，方便用户在不同设备间实现文件的无缝同步与访问。

坚果云提供多项实用功能，满足用户在文件管理方面的多样化需求。其核心功能包括：文件自动同步、版本控制、权限管理、在线预览与编辑、文件共享、全文搜索、历史版本恢复以及团队协作等。此外，坚果云还支持多种文件格式的在线编辑，用户可以直接在云端对Office文档进行编辑，提升了办公效率。

坚果云在安全性、易用性和协作性方面具有显著优势。平台采用AES-256加密技术，确保用户数据在传输和存储过程中的安全性。其智能增量同步功能可以有效减少带宽占用，提高同步效率。此外，坚果云提供灵活的权限设置和详细的操作日志，方便企业进行精细化管理。用户界面简洁直观，操作便捷，适合不同规模的团队使用

6.Helpjuice

Helpjuice 是一款专注于构建企业知识库的云端软件，旨在帮助组织创建、管理和共享内部或外部的文档资源。该平台提供高度可定制的界面和结构，支持多语言内容管理，适用于各种规模的企业，特别是在客户支持、员工培训和知识管理方面有较高需求的公司。

Helpjuice 提供强大的内容管理功能，包括无限制的文章和分类创建、版本控制、富文本编辑器、协作工具以及多媒体嵌入。其 AI 驱动的搜索引擎和 Swifty 聊天机器人能够快速响应用户查询，提升信息获取效率。此外，系统支持多语言内容管理、用户权限控制、单点登录（SSO）和与多种第三方应用的无缝集成。

Helpjuice 的优势在于其高度的可定制性和强大的分析能力。用户可以根据品牌需求自定义知识库的外观和结构，确保与企业形象一致。系统提供详细的用户行为分析和内容使用报告，帮助企业优化知识管理策略。此外，Helpjuice 支持多语言内容管理，适合全球化运营的企业

7.蓝凌知识库

蓝凌知识库是由蓝凌软件股份有限公司推出的一款企业级智能知识管理平台，旨在帮助组织实现知识的高效沉淀、共享与应用。该系统支持多种知识形态的管理，包括文档、维基、原子知识和视频等，适用于各类企业在不同业务场景下的知识管理需求。

蓝凌知识库提供多维度的知识管理功能，包括知识仓库、搜索引擎、知识问答、知识接入与接出、知识地图、每日一学和知识运营等。系统支持文档、维基、原子三类知识的互相转化，支持文字、影像、图形、维基百科等多种展现形式。此外，平台还支持智能搜索、标签搜索、知识推荐等功能，帮助员工快速、准确地找到所需知识。

蓝凌知识库的优势在于其全面的知识管理能力和智能化的功能设计。系统支持多种知识形式的管理，满足不同场景下的知识存储需求。强大的搜索引擎和智能推荐功能，提高了员工获取知识的效率。知识问答和智能机器人功能，增强了系统的互动性和实用性。同时，系统的接入与推送功能，确保了知识在不同业务系统之间的流动性。知识地图和每日一学等功能，促进了员工的持续学习和成长

8.Zoho Docs

Zoho Docs 是 Zoho 公司推出的一款在线文档管理和协作平台，旨在为用户提供集中、安全的文件存储与管理解决方案。该平台支持多种文件类型的创建、编辑和共享，适用于个人用户和企业团队的日常办公需求。然而，需要注意的是，Zoho Docs 已停止新用户注册，现有用户被推荐迁移至功能更强大的 Zoho WorkDrive 平台。

Zoho Docs 提供了全面的文档管理功能，包括文件的上传、创建、编辑、共享和版本控制。用户可以通过内置的 Zoho Office 套件（Writer、Sheet、Show）在线协作处理文档、电子表格和演示文稿。平台还支持文件夹管理、权限设置、全文搜索以及与其他 Zoho 应用的集成，提升了团队协作的效率。

Zoho Docs 的优势在于其高度的集成性和用户友好的界面设计。平台支持多种文件格式，满足不同用户的需求。通过与 Zoho 生态系统中的其他应用（如 Zoho CRM、Zoho Projects 等）无缝集成，用户可以实现跨平台的协同工作。此外，Zoho Docs 提供灵活的权限管理和安全控制，保障了企业数据的安全性。

9.Bloomfire

Bloomfire 是一家成立于 2010 年的美国 SaaS 公司，总部位于德克萨斯州奥斯汀，专注于为企业提供基于 AI 的知识管理解决方案。该平台旨在帮助组织集中存储、组织和共享知识资源，提升团队协作效率和信息获取速度。Bloomfire 支持多种文件类型的管理，包括文档、视频、音频和图像，适用于客户支持、销售、市场营销等多个业务领域。

Bloomfire 提供全面的知识管理功能，包括内容创建与编辑、自动化标签、版本控制、权限管理和全文搜索。其内置的 AI 驱动搜索引擎能够快速定位相关信息，提升员工查找资料的效率。此外，平台支持多语言内容管理、用户权限控制、单点登录（SSO）和与多种第三方应用的无缝集成，满足不同组织的定制化需求。

Bloomfire 的优势在于其高度的可定制性和强大的分析能力。用户可以根据品牌需求自定义知识库的外观和结构，确保与企业形象一致。系统提供详细的用户行为分析和内容使用报告，帮助企业优化知识管理策略。此外，Bloomfire 支持多语言内容管理，适合全球化运营的企业。

10.WPS 云文档

WPS 云文档是金山办公推出的一款基于云端的文档管理与协作平台，旨在为用户提供跨平台、多终端的文档编辑与共享体验。该平台支持在 Windows、macOS、Linux、Android、iOS 等操作系统上使用，满足个人用户和企业团队的多样化办公需求。

WPS 云文档提供全面的文档管理功能，包括文档的创建、编辑、存储、共享和协作。用户可以实时在线编辑文字、表格、演示等多种类型的文档，并支持多人同时协作编辑，提高团队工作效率。此外，平台还支持文档的版本控制、权限管理、全文搜索和历史版本恢复等功能，保障文档的安全性和可追溯性。www-

WPS 云文档的优势在于其高度的集成性和用户友好的界面设计。平台与 WPS Office 套件深度整合，用户可以无缝切换本地和云端文档，提升办公效率。同时，WPS 云文档提供灵活的权限设置和安全控制，确保企业数据的安全性。其多终端同步功能，使用户可以随时随地访问和编辑文档，满足现代办公的移动化需求。

11.Baklib

Baklib 是由探码科技推出的一款基于云端的数字内容管理与知识管理平台，旨在帮助企业高效构建和运营知识库、帮助中心、产品手册等文档系统。该平台支持多终端访问，适用于各类组织在内部知识共享、客户支持和品牌宣传等多种场景中的应用。

Baklib 提供丰富的文档管理与协作功能，包括富文本和 Markdown 编辑器、多级栏目分类、全文搜索、版本控制、权限管理以及团队协作。用户可以通过模板快速搭建知识库站点，支持自定义域名和品牌样式，满足不同企业的个性化需求。此外，Baklib 还支持多语言内容管理，便于跨地域团队的协作与信息共享。

Baklib 的优势在于其易用性和灵活性。平台采用所见即所得的编辑器，用户无需编程知识即可快速上手，降低了使用门槛。多级栏目和标签功能使知识结构清晰，便于管理和查找。团队协作功能支持多人实时编辑和权限分配，提升了工作效率。此外，Baklib 提供多种部署方式，包括 SaaS 和私有化部署，满足不同企业对数据安全和控制的需求

12.MasterControl

MasterControl 是一家专注于为生命科学、医疗器械、制药等受监管行业提供质量管理系统（QMS）和电子文档管理解决方案的公司。其平台旨在帮助企业实现文档的集中管理、流程自动化以及合规性保障，提升整体运营效率和产品质量。

MasterControl 提供全面的文档管理功能，包括文档的创建、审批、分发、版本控制和归档。系统支持自动化的工作流程，确保文档在整个生命周期中的可追溯性和合规性。此外，平台还集成了培训管理、变更控制、审计追踪和CAPA（纠正和预防措施）等模块，满足企业在质量管理方面的多样化需求。

MasterControl 的优势在于其高度的合规性和灵活的集成能力。平台符合 FDA 21 CFR Part 11 和 ISO 等国际标准，确保企业在严格监管环境下的操作合规。其模块化设计允许企业根据自身需求进行定制，支持与 ERP、LIMS 等系统的无缝集成，提升数据一致性和操作效率。此外，MasterControl 提供基于云的部署选项，支持多地点、多用户的协同工作，适应现代企业的灵活办公需求。

13.Betteryeah

Betteryeah是一款面向企业和团队设计的轻量化电子文档管理及协作平台，致力于提供简洁高效的文档存储、编辑与知识共享解决方案。该系统注重降低用户使用门槛，通过模块化设计满足不同规模团队的基础文档管理需求，尤其适合追求快速部署和成本效益的中小型组织。

该平台核心功能涵盖多格式文档集中存储与分类管理、实时在线协同编辑、文档版本历史追溯、团队权限分级管控及全文检索能力。支持Markdown和富文本编辑，可创建结构化知识库并实现跨部门文档共享，同时提供基础API接口以支持与企业内部系统的简易集成。

Betteryeah的核心竞争力在于其轻量化架构带来的部署便捷性与操作易用性，用户无需复杂培训即可快速上手。系统采用分层权限机制保障文档安全，在保持较低订阅成本的同时提供稳定的基础协作体验。其响应式界面适配多端操作，特别适合预算有限但亟需提升文档管理效率的成长型团队。

14.语雀

语雀是阿里巴巴旗下推出的一款面向个人和团队的云端知识库与文档协作平台。它定位于提供专业、高效、易用的知识创作、组织、共享与管理服务，致力于帮助用户构建结构化的知识体系，提升信息流转和团队协作效率。

语雀的核心功能包括结构化知识库创建与管理、富文本与Markdown编辑器支持、多人在线实时协作编辑、强大的文档版本历史记录与回溯、精细化的权限控制系统、以及支持嵌入多种格式的内容（如图表、流程图、代码片段等）。其知识库采用“文档-知识库-空间”的分层结构，便于对海量信息进行有序分类和沉淀。

该平台的优势在于其清晰的知识结构化理念、优雅简洁的用户界面设计以及与企业级应用生态的良好集成能力。语雀提供了流畅的写作体验和强大的知识组织工具，支持公开分享和私密协作等多种场景。其稳定可靠的云端存储保障了数据安全，同时开放的API和丰富的插件生态也增强了可扩展性，能够满足从小型团队到大型企业不同层次的知识管理需求。

15.石墨文档

石墨文档是由武汉初心科技有限公司于2015年推出的一款国产云端协同办公平台，致力于为企业和组织提供高效、安全的在线文档编辑与管理解决方案。该平台支持多终端、多语言操作，适用于各类企业在不同业务场景下的办公需求。

石墨文档提供丰富的文档管理与协作功能，包括文档、表格、幻灯片、思维导图、白板、表单等办公套件。用户可以实现多人实时协作编辑、版本控制、权限管理、全文搜索等操作。此外，平台支持与企业现有系统的深度集成，满足企业在知识管理、项目协作、数据分析等方面的多样化需求。

石墨文档的优势在于其高效的协作能力和强大的安全保障。平台支持毫秒级的实时协作，提升团队协作效率。在安全方面，石墨文档采用多重加密技术，确保数据在传输和存储过程中的安全性。此外，平台提供灵活的权限设置和详细的操作日志，方便企业进行精细化管理

二、什么是电子文档管理系统？

电子文档管理系统（EDMS）是一种专门用于存储、组织、管理和共享电子文件的软件工具。 它帮助企业通过集中存储、统一分类和权限配置，对各类电子文档实现高效管理。相较传统纸质或分散的管理方式，EDMS能显著提升文档的可查找性和处理效率。

EDMS的核心价值在于提升文档使用效率、保障信息安全并满足合规性要求。 它通常具备版本控制、访问权限管理、审计记录等功能，是企业数字化办公不可或缺的基础系统之一。

三、企业为何需要部署电子文档管理系统？

企业在日常运营中会产生大量电子文档，包括合同、发票、人事档案、设计图纸等，这些文件的管理一旦混乱，就容易导致流程延误和信息泄露。部署电子文档管理系统可以有效解决文档杂乱、难以查找、版本冲突等问题，提高整个组织的信息流动效率和业务响应速度。

更关键的是，EDMS为企业提供了信息安全与合规管理的基础设施。它通过细粒度权限控制、加密存储以及完整的操作记录，帮助企业应对行业监管、审计要求及数据保护法规。例如在金融、医疗、教育等行业中，一个合规的文档管理系统已成为企业稳健运营的重要支撑。

四、电子文档管理系统的核心功能有哪些？

一个优秀的电子文档管理系统必须具备文档集中化管理、权限控制、版本管理、全文搜索与审计跟踪等核心能力。它能够将各类文档集中存储到统一平台，设定文档访问权限，确保不同员工或团队仅能查看或操作与自身工作相关的文件，防止数据泄露或误操作。

除此之外，EDMS还支持文档的协同编辑与流程自动化，例如审批流转、变更控制、归档策略等功能，进一步简化企业内部管理流程。通过全文检索技术，用户可基于关键词快速查找需要的文档，极大缩短时间成本；版本控制机制则确保多人协作下的文档内容有迹可循，防止误删或覆盖错误。

五、选择文档管理系统时应关注哪些关键指标？

在挑选电子文档管理系统时，企业应综合考虑系统的安全性、可扩展性、易用性和集成能力。安全性决定了系统能否有效保障敏感数据不被泄露；可扩展性关系到系统未来的升级空间；易用性则影响员工的上手效率和系统使用频率；而良好的集成能力可以使EDMS与ERP、CRM等现有系统无缝对接，提升整体业务协同效率。

此外，技术支持与成本也是关键考量因素。选择一家能够持续提供售后服务和更新维护的厂商，是系统长期稳定运行的保障。对于预算有限的企业，性价比尤为重要，评估不仅包括初始部署费用，还应考虑维护成本、培训支持和未来扩展所需的投入。

六、免费与付费文档管理系统的差异有哪些？

免费电子文档管理系统通常适用于个人用户或小型企业，它们提供基本的文档存储与管理功能，满足日常使用无太多定制需求的场景。这类系统的优点在于零成本门槛低，但往往在安全性、专业支持、系统稳定性及功能扩展方面存在明显局限。

而付费EDMS则更适合对业务稳定性和数据安全有较高要求的中大型企业。这类系统通常配备企业级的权限体系、更强的数据加密机制、版本控制、备份恢复功能以及流程自动化工具，同时提供专业技术支持和服务保障。在长远来看，付费系统的投入能够换来更高效、合规、安全的文档管理能力，为企业构建可持续发展的信息基础架构。

总结

综上所述，这15款电子文档管理系统各具优势，适用于不同规模和行业的企业需求。从安全性到易用性，再到系统集成能力，合理选型将大大提升文档流转效率与数据合规水平。建议企业在实际选择时，根据自身业务流程、预算和IT架构进行匹配，必要时可结合试用版本深入评估，找到最契合的那一款。数字化时代，从一套合适的文档管理系统开始，让管理更轻松、信息更有序。

常见问题解答（FAQ）

1.电子文档管理系统是否适合远程办公？是的，现代EDMS多支持云端访问与移动设备协同，适合远程办公与多地协作场景，可保障文档实时同步与安全共享。

2.电子文档管理系统可以管理非办公文档吗？可以。EDMS不仅支持Word、PDF等办公格式，也可管理图片、音频、CAD图纸等多种类型文件。

3.文档管理系统能自动备份吗？多数系统支持自动备份，可设定周期备份到本地或云端，降低数据丢失风险。

4.部署EDMS是否需要专业IT团队？视系统而定。本地部署通常需要IT支持，云端SaaS系统则开箱即用，适合中小企业自助管理。

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